Pouze 30% projektů splní základní projektové cíle
Vývoj produktů, technologií, výstavby nebo IT řešení je pro organizace klíčový. Přesto se pro vývojové projekty používá metoda řízení s tolik nízkou úspěšností.
Typické problémy s projekty
- Projekty končí se zpožděním, příp. v neúplném rozsahu nebo s přečerpáním rozpočtu
- V projektech jsou neustálé konflikty o zdroje a priority
- V projektech nastává příliš mnoho změn
- Je stále těžší být s novým produktem první na trhu nebo se na něm udržet co nejdéle bez vlivu konkurence
- Projekty jsou příliš dlouhé na to, aby umožnily dostatečnou konkurenční výhodu a její trvání
Podstata problému
Každý projekt obsahuje ve svém jádru vysoký
stupeň nejistoty. Přitom se ho pokoušíme řídit jako plně předvídatelný. Žádáme členy týmu o odhady trvání úkolů a hned v zápětí od nich vyžadujeme zodpovědnost za jejich 100% plnění, jako kdyby bylo najednou vše předvídatelné a žádná nejistota neexistovala. Takové požadavky zákonitě vedou k nežádoucímu chování typu:
- Parkinsonova zákona (nehlásíme, že jsme skončili dřív, úloha spotřebuje veškerý plánovaný čas)
- Studentského syndromu (víme, že máme rezervu, a tak se úloha začíná zpracovávat až na poslední chvíli)
- pasti Multitaskingu (musíme stihnout hodně věci najednou a tak přeskakujeme mezi úlohami různých projektů ještě před jejich dokončením)
Výsledkem jsou pak především vysoké ztráty času, a tím i zvýšené náklady. Oboje následně vyvolává tlak na omezení původního záměru, na kompromisy v kvalitě, atd.
Směr řešení
Varianta 1 - projekty s určitelným obsahem
Varianta 2 - projekty s cílem bez předem určitelného obsahu
Varianta 1
– Projekty s určitelným rozsahem
Splnění projektového trojúhelníku (čas, peníze, rozsah) v 95% případů vyžaduje :
- Přestat požadovat po členech týmu převzetí zodpovědnosti za splnění svých původních odhadů, ale naopak, vyžadovat chování štafetového běžce – převzetí úkolu, jeho plnění bez přerušení, ukončení v nejkratší možné době a jeho následné okamžité předání navazujícímu členovi týmu.
- Chránit celý projekt (dodržení konečného termínu) před přirozenou nejistotou použitím společné časové rezervy. Jednotlivé úkoly potom rezervy nepotřebují.
- Měřit a řídit projekt podle spotřeby rezervy vůči vývoji projektu. Dokud se projektová rezerva nespotřebovává rychleji než projektové úlohy, termín projektu není ohrožen.
Kriticky omezený zdroj určuje posloupnost projektů v multiprojektovém prostředí. Je nutné nespouštět projekt dříve, než bude kritický zdroj moci začít svou úlohu ve spouštěném projektu.
Tento princip představuje řízení metodou Kritického řetězce.
Varianta 2
– Projekty s cílem, ale bez předem určitelného rozsahu (typicky některé výzkumné a rozvojové projekty)
Jestliže projekt obsahuje tak vysokou nepředvídatelnost, že nelze předem dobře identifikovat jednotlivé úlohy, je třeba nastavit jeho řízení do fází s pevnými časovými okny (s hmatatelnými, testovatelnými výsledky a s předem danými prioritizovanými požadavky na dané časové okno - Agilní techniky řízení projektů).
Úlohy a jejich očekávaný výstup směrem k cíli daného časového okna jsou určovány, upřesňovány a rozdělovány " ze dne na den". K tomu slouží krátké každodenní porady. Na konci každého časového okna jsou výsledky vyhodnoceny a pokud je potřeba v projektu pokračovat, jsou vydefinovány požadavky na další časové okno.
Jednotlivá časová okna lze řídit metodou kritického řetězce, pokud jsou úkoly určitelné alespoň na začátku tohoto okna.
Cílový stav
Záměry a projekty končí na >95% včas, v rámci rozpočtu a s plným rozsahem. Tím umožní získat včas konkurenční výhodu, splnit legislativní požadavky bez sankcí nebo rychle zefektivnit chod organizace. Plánování a řízení projektů probíhá bezkonfliktně, protože měřicí a řídicí mechanismy umožňují rozpoznat, kterému projektu je třeba věnovat pozornost, aby úspěšně skončil a zároveň nedošlo k ohrožení ostatních projektů.
Změnou přístupu k řízení projektů dochází typicky k:
- systematickému plnění projektového trojúhelníku –termín/rozpočet/rozsah
- zkrácení délky projektů o 25%
- snížení konfliktů o zdroje
___
Jak postupovat dál
1. Proč projekty neplní své cíle stále dokola?
Co je nutné změnit a jak?
Projděte krátký dokument (2 str.), který objasňuje podstatu největšího problému současného způsobu řízení projektů.
2. Využijte nabídku na bezplatné 90 min. pracovní setkání, abyste se dozvěděli, jakým způsobem lze vlastními silami změnit přístup k řízení projektů Ve vaší specifické situaci.
K tomu můžete využít kontaktní formulář, telefonní a emailové kontakty.
Je kritické omezení v jiné oblasti organizace?